Эффективное совещание

yandsearchКогда у собрания есть председатель, оно отличается от обычной встречи сотрудников, потому что позиция председателя наделяет вас определенными полномочиями, не-сколько поднимая над положением остальных коллег. И хотя эти полномочия помогают добиться некой организованности, наиболее плодотворные совещания проходят в тех случаях, когда председатель не давит на остальных участников. Перед ним стоят две цели:

а) обеспечить возможность высказаться каждому присутствующему;

б) проследить за тем, чтобы цель совещания была достигнута в отведенное для него время.

Если вам уже приходилось вести совещания, вы имеете представление о том, как сложно выполнить обе задачи. Правила эффективного менеджмента, с которыми вы можете ознакомиться вот на этом сайте http://forbestmanager.ru/ помогут Вам научиться выслушать всех и не упустить ни одного стоящего предложения. Вам хочется, чтобы сотрудники вносили как можно больше дельных предложений — но при этом не дать разгуляться особо рьяным ораторам, способным увести дискуссию от назначенной цели.

В последние годы разработано множество методик, предназначенных для решения ряда специфических проблем, возникающих в ходе деловых совещаний. Например, если кто-то слишком многословен, вы можете перебить его фразой: «Это интересная точка зрения. А что думают по этому поводу остальные?» или:«Борис решил почти все наши проблемы. А что думают по этому поводу остальные?»

Если совещание затянулось и споры становятся слишком горячими, именно на председателе лежит обязанность обойти острые углы и смягчить разногласия, найдя точки соприкосновения для спорящих сторон. Вы можете переключить внимание на другие пункты повестки дня или сменить тему, задав несколько наводящих вопросов. Или же вы можете предоставить слово сотруднику, уже доказавшему свое умение разрешать конфликты: «А вы что скажете, Алексей».

Не помешает также до начала совещания поговорить с особо темпераментными сотрудниками, если вы предвидите вероятность конфликта. Попросите их придержать свою взаимную неприязнь на время совещания. Например, вы назначены руководителем проекта, для успешного выполнения которого совершенно необходимо тесное взаимодействие всей команды.
Вы знаете, что Сергей и Михаил недолюбливают друг друга со времени последнего совещания, когда они крупно поспорили, так что один из них выскочил, хлопнув дверью. Значит, перед следующим совещанием вам не помешает обратиться к одному из них: «Сергей, я решил поговорить с тобой до начала совещания. И с Михаилом я поговорю тоже. Мне необходимо, чтобы вы оба участвовали в обсуждении в полную силу, но, если вы снова сцепитесь, никакого толка не будет. Могу я рассчитывать на вашу выдержку?»

Если сотрудник продемонстрирует несогласие или будет колебаться, скажите: «Если на этом совещании повторится
предыдущая сцена, мне придется поговорить с вашим менеджером. Так или иначе, но проект надо закончить».
Предположим, вы ведете совещание, на котором сотрудники должны высказать свои мнения по работе над проектом. Как вы поступите, услышав эти упадочнические восклицания?

1. «Я не знал, что должен за это отвечать!»

2. «Я не согласен этим заниматься!»

3. «Я не знал, что вам это понадобится до будущей недели!»

Предложенные ниже приемы помогут вам добиться от сотрудников более конструктивного подхода.

1. Предупредите о временном регламенте и соблюдайте его в ходе совещания.

2. Во время совещания не бойтесь давать свободу самым
инициативным сотрудникам.

3. В конце совещания добейтесь от каждого из участников подтверждения того, что они поняли свои задачи. «Итак, что должен делать каждый из нас до следующего совещание, которое состоится 10 декабря? Валерий?…Екатерина?…Андрей?…»

4. Ведите протокол совещания или хотя бы конспектируйте основные пункты.

Понравилась новость? Лайкни!