Как хранить документы

imgresОбязанность по хранению первичных документов, бухгалтерской и налоговой отчетности, наложена на все организации не зависимо от их организационно- правовой формы. Срок хранения документов установлен законодательством Российской Федерации для каждой группы документов, но не менее пяти лет.

Помимо срока хранения особое внимание следует уделить и условиям. Следует заранее предусмотреть организацию помещения, выполняющее функции хранилища или архива. Помещение прежде всего, должно быть сухим, чистым, прохладным и темным. Бумага как материал достаточно чувствительный, легко подвергается различным видам окружающего воздействия, приводящем к порче. Так, Архивные передвижные стеллажи будут не заменимы и позволят доступно и компактно хранить документы.

Также губительны для документов резкие скачки освещенности или перепады температурного режима. Коробки в которые складируются документы должны быть безопасны для бумаги и выполнены из безкислотных материалов. Отдельные листы допускается хранить в синтетических папках.
Перед складированием следует убедиться в том, что документы сухие и чистые, а скрепляющие элементы (скобы и скрепки) необходимо удалить. Только после того, как все подготовительные работы будут завершены документы можно убирать в коробку. На коробке обязательна опознавательная надпись и (или) вложенная опись документов.

Составление описи по каждому документу достаточно трудоемкий процесс, поэтому многие руководители не выставляют таких требований. Главное чтобы все документы были отсортированы по категориям, а категории получили наименование. Руководитель должен выделить персонал занимающейся приемкой документов в архив и назначить ответственных лиц.

Понравилась новость? Лайкни!